Zmiany w obszarze dokumentowania transakcji gospodarczych wynikają z postępującej cyfryzacji procesów administracyjnych a także potrzeby usprawnienia obiegu informacji w gronie podmiotami a instytucjami publicznymi. Wprowadzanie rozwiązań opartych na systemach informatycznych wymaga implementacji procedur wewnętrznych a także narzędzi wykorzystywanych w codziennej pracy. Przedsiębiorcy a także osoby odpowiedzialne za księgowość muszą uwzględniać nowe standardy dotyczące formatu dokumentów i sposobu ich przekazywania, co wpływa na organizację pracy oraz obieg danych w firmie.
Proces ten nie jest jednorazowym działaniem, lecz etapowym dostosowaniem się do określonych wymagań technicznych i prawnych.
Jednym z elementów tych przeróbek jest ksef, czyli rozwiązanie umożliwiające centralne zarządzanie fakturami ustrukturyzowanymi. System ten opiera się na jednolitym schemacie danych, który umożliwia na automatyczne przetwarzanie dokumentów bez konieczności ręcznego wprowadzania informacji. W praktyce znaczy to potrzebę korzystania z narzędzi zgodnych z obowiązującymi specyfikacjami technicznymi oraz obietnice poprawnej komunikacji pomiędzy systemami finansowo księgowymi a platformą centralną. Dla wielu podmiotów istotnym zagadnieniem staje się także archiwizacja danych a także dostęp do nich w określonym czasie, w zgodzie z bieżącymi przepisami.
Integracja ksef z wykorzystywanymi już systemami informatycznymi stanowi wyzwanie o charakterze organizacyjnym i technicznym. Wymaga analizy istniejących procesów a także oceny, w jaki sposób nowe rozwiązanie wpłynie na ich przebieg. Kluczowe jest zapewnienie spójności danych oraz eliminacja ewentualnych błędów wynikających z nieprawidłowej podmiany informacji. Integracja obejmuje zazwyczaj konfigurację interfejsów, testowanie poprawności przesyłanych dokumentów a także implementację procedur wewnętrznych do nowego modelu pracy. W tym kontekście ważne staje się również przeszkolenie osób odpowiedzialnych za obsługę systemów majątkowych.
Funkcjonowanie systemu opartego na centralnym obiegu faktur wpływa na sposób raportowania oraz kontroli dokumentów finansowych. Dane przesyłane do systemu są przetwarzane w sposób ustandaryzowany, co zmienia dotychczasowe podejście do ewidencji i analizy informacji księgowych. Wymaga to większej dbałości o poprawność danych źródłowych a także terminowość ich przekazywania. Z perspektywy organizacyjnej istotne jest też monitorowanie przemian w przepisach oraz aktualizacja stosowanych rozwiązań technicznych, ażeby zachować zgodność z panującymi wymaganiami i zapewnić ciągłość procesów inwestycyjnych.
Zobacz także informacje w tym temacie: łatwa integracja ksef.
Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.
[Publikacja sponsorowana]