W zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa ważne jest rozpoznanie kosztów, które nie ukazują się w tym samym momencie, lecz będą obciążać budżet w kolejnych latach. Mogą wynikać z zawartych umów, przyjętych zasad wynagradzania albo obowiązku wypłaty określonych świadczeń. Ich wartość na prawdę bardzo często uzależniony jest od kilku zmiennych, dlatego nie da się jej ustalić jedynie na bazie bieżących wydatków.
W takich sytuacjach stosuje się modele aktuarialne, które służą do szacowania przyszłych zobowiązań i oceny wpływu różnorakich czynników na ich wysokość. Biuro aktuarialne może przygotowywać opracowania dotyczące w głównej mierze świadczeń pracowniczych, rezerw inwestycyjnych oraz ryzyka ubezpieczeniowego. Punktem wyjścia jest postanowienie, jaki problem ma zostać przeanalizowany i do czego posłuży wynik. Innych informacji wymaga kalkulacja na potrzeby sprawozdania finansowego, a innych analiza zmian wartości zobowiązań w dłuższym okresie. Bez określenia celu łatwo przyjąć założenia, które nie odpowiadają prawdziwym potrzebom jednostki.
Przy szacowaniu zobowiązań pracowniczych znaczenie mają zarówno zapisy wewnętrznych regulaminów, jak i dane dotyczące poszczególnych osób. Wysokość przyszłych świadczeń może zależeć od stażu pracy, wynagrodzenia, wieku a także warunków uzyskania uprawnień. Istotne są także przewidywane zmiany płac i moment, w którym może nastąpić wypłata. Wycena aktuarialna uwzględnia te elementy, a następnie daje możliwość określić wartość zobowiązań na dany dzień. Przyszłe kwoty są przeliczane z zastosowaniem stopy dyskontowej, co znaczy, że ich obecna wartość odbiega od sumy nominalnych pensji. W praktyce należy zwrócić uwagę na spójność przyjętych parametrów. Jeżeli już prognozowany wzrost wynagrodzeń nie odpowiada pozostałym założeniom ekonomicznym, uzyskany wynik może wymagać ponownej analizy. Dokładnie tak samo dzieje się wtedy, gdy zmieniają się zasady wypłaty świadczeń lub struktura zatrudnienia. Porównanie wyników z kolejnych lat powinno zatem obejmować nie tylko same kwoty, lecz też przyczyny ich wzrostu albo spadku.
Osobnym etapem jest ocena, czy dostępne dane nadają się do wykorzystania w obliczeniach. W dokumentacji mogą występować braki, niezgodne daty albo różnice między informacjami kadrowymi a zapisami dotyczącymi uprawnień. Takie sytuacje wymagają wyjaśnienia przed postanowieniem ostatecznej wartości. Na przykład błędnie konkretny staż pracy może wpłynąć na grupę pracowników uwzględnionych w kalkulacji, a nieaktualne wynagrodzenie może zmodyfikować szacowaną wysokość przyszłego świadczenia. Nie każdą niezgodność można usunąć bez dodatkowych ustaleń. Zdarza się, że konieczne jest przyjęcie określonego założenia, opisanie jego podstaw i wskazanie ograniczeń, jakie wynikają z braku pełnych informacji. Znaczenie ma też dokumentowanie kolejnych etapów pracy. Powinno być możliwe zobowiązanie, jakie źródła wykorzystano, którą metodę zastosowano i dlaczego przyjęto konkretne parametry. Jest to zwłaszcza ważne podczas weryfikacji sprawozdań a także przy aktualizacji kalkulacji po zmianie danych. Jeżeli sposób obliczeń nie został odpowiednio przedstawiony, ustalenie przyczyn różnic może wymagać ponownego analizowania całego procesu.
Zastosowanie metod aktuarialnych nie ogranicza się do świadczeń pracowniczych. W ubezpieczeniach służą one w głównej mierze do szacowania przyszłych zarobków, oceny częstości występowania szkód i ustalania wartości rezerw. W zależności od analizowanego produktu stosuje się dane historyczne, informacje o wysokości roszczeń a także założenia dotyczące czasu ich rozliczenia. Wybieranie metody musi uwzględniać charakter dostępnych informacji. Jeżeli już analizowana grupa jest niewielka, pojedyncze zdarzenia mogą wyraźnie zmienić obserwowane wyniki. Z kolei długi szereg danych historycznych może obejmować okres, w którym obowiązywały inne warunki rynkowe albo prawne. Z tego powodu nie wystarczy mechanicznie przenieść wcześniejszych zależności na przyszłe lata. Powinno się sprawdzić, czy nadal są obowiązujące, a w razie potrzeby porównać wyniki uzyskane przy różnorakich postanowieniach. Takie obliczenia pozwalają określić, jak zmiana wybranych parametrów wpływa na oszacowaną wartość. Późniejsze porównanie prognoz z rzeczywistymi danymi pomaga jednak ustalić, czy rozbieżności wynikają ze zmienności zdarzeń, niedokładności informacji, czy też ze przeróbek wymagających aktualizacji modelu.
Zobacz: biuro aktuarialne.