Prowadzenie sprzedaży online wymaga podejmowania decyzji nie tylko i wyłącznie w zakresie asortymentu, cen i sposobu realizacji zamówień. Równie istotne są kwestie powiązane z dokumentacją, rozliczeniami oraz odpowiedzialnością za proponowane produkty. Wiele obowiązków pojawia się dopiero na określonym etapie rozwoju działalności, przykładowo po rozpoczęciu importu produktów, wprowadzeniu nowych kategorii produktów albo rozszerzeniu dystrybucji na inne kraje. Z tego względu usługi dla e-commerce obejmują coraz więcej zagadnień wykraczających oprócz samo prowadzenie sklepu online. Poszczególne obszary działalności są ze sobą związane. Zmiana sposobu realizacji zamówień może wpłynąć na dokumentację księgową, a wprowadzenie nowego produktu może wymagać sprawdzenia dodatkowych wymogów prawnych i środowiskowych.
W normalnym funkcjonowaniu sklepu online istotną rolę odgrywa prawidłowe dokumentowanie operacji majątkowych. Księgowość w tym przypadku obejmuje nie tylko faktury zakupowe i sprzedażowe, niemniej jednak też rozliczanie prowizji operatorów płatności, korekt, zwrotów a także transakcji realizowanych za pośrednictwem platform handlowych. Trudności ukazują się zwłaszcza wówczas, gdy dane z systemu sprzedażowego nie są zgodne z informacjami przekazywanymi do rozliczeń. Przykładowo zwrot środków klientowi nie zawsze znaczy, że wszystkie dokumenty powiązane z pierwotną transakcją zostały stosownie skorygowane. Osobną kwestią pozostaje obsługa prawna, która dotyczy między innymi relacji z konsumentami, treści regulaminów, warunków dystrybucji a także zasad rozpatrywania reklamacji. Warto zwrócić uwagę, że obowiązki sprzedawcy mogą się różnić w współzależności od tego, czy sprzedaje on własne produkty, pośredniczy w sprzedaży, czy korzysta z modelu dropshippingu. Sam sposób prezentowania towaru w internecie nie przesądza o zakresie odpowiedzialności przedsiębiorcy.
Ważnym elementem działalności handlowej są również oczekiwania dotyczące produktów i opakowań. GPSR określa zasady ogólnego bezpieczeństwa towarów konsumpcyjnych oferowanych na rynku Unii Europejskiej. W sytuacji dystrybucji internetowej znaczenie mają informacje widoczne na karcie produktu, możliwość jego identyfikacji, dane producenta oraz wymagane ostrzeżenia. Zakres obowiązków uzależniony jest od rodzaju towaru i funkcji pełnionej przez przedsiębiorcę w łańcuchu dostaw. Sprzedawca importujący produkty spoza Unii Europejskiej musi uwzględnić inne obowiązki niż podmiot oferujący towary pochodzące od krajowego producenta. Nie powinno się co więcej utożsamiać GPSR ze wszystkimi regulacjami dotyczącymi produktów, ponieważ niektóre grupy produktów podlegają dodatkowym przepisom szczególnym. Kolejnym zagadnieniem jest BDO, czyli baza danych o produktach i opakowaniach a także o gospodarce odpadami. Obowiązki związane z tym systemem mogą dotyczyć między innymi przedsiębiorców wprowadzających produkty w opakowaniach, importerów a także podmiotów gospodarujących odpadami. W praktyce znaczenie ma nie tylko rodzaj opakowania, ale też to, kto wprowadza je na rynek i w jakich okolicznościach. Kartony, koperty wysyłkowe, folie ochronne czy materiały wypełniające mogą posiadać znaczenie przy ustalaniu obowiązków środowiskowych.
Zakres formalności związanych ze sprzedażą internetową można rozpatrywać w ramach compliance, czyli implementacji sposobu działania przedsiębiorstwa do obowiązujących regulacji i przyjętych procedur. Nie jest to jedynie kontrola dokumentów przed rozpoczęciem działalności. W praktyce obejmuje także monitorowanie modyfikacji w przepisach, update informacji o produktach oraz sprawdzanie, czy rzeczywisty przebieg dystrybucji odpowiada przyjętym zasadom. Przykładem może być zmiana dostawcy, która powoduje konieczność ponownego ustalenia, jakie dokumenty dotyczące produktu są dostępne i kto odpowiada za ich przekazanie. Jednakowo rozszerzenie oferty o elektronikę, kosmetyki czy zabawki może oznaczać konieczność uwzględnienia odrębnych założeń prawnych. Ważne jest też zobowiązanie obiegu informacji wśród osobami odpowiedzialnymi za zlecenia, finanse, dokumentację produktową i kontakt z klientami. O ile dane są przechowywane w kilku niezależnych systemach, łatwiej o rozbieżności lub pominięcie niebagatelnych informacji. Dlatego analizując organizację e-commerce, trzeba brać pod uwagę nie tylko pojedyncze obowiązki, lecz także zależności między nimi a także skutki przeróbek wprowadzanych w modelu dystrybucji.
Źródło informacji: księgowość e-commerce.